هاشم
01-04-2016, 06:40 AM
تضييع الوقـت: المشاكل والحلول
بالرغم من سهولة ضياع الوقت، فالكثيرون ينكرون الأمر على أنفسهم جاهلين أنهم يقومون بذلك غير متعمدين. إليكم بعض الأمثلة:
• القيام بنصف المهام التي كنت قد خططت لها لنهارك من دون معرفة السبب.
• تساؤلك عما حصل لبقية النهار.
• تكاثر الأعمال المدرجة في لائحتك، والتي عليك إنجازها في مواعيدها المحددة.
• تراكم الأمور المعلقة وغير المبتوت بأمرها أكثر فأكثر.
• فقدان مستند مهم عندما تكون بأمس الحاجة إليه.
• التفتيش في المكان الخطأ عن أمرٍ ما، لأنك نسيت أين وضعته.
العديد من العوامل المذكورة أعلاه متعلقة بالتنظيم الشخصي فإذا لم نتمكن أن نتخطاها على المدى القريب، فستكون عواقبها وخيمة على المدى البعيد.
لتنظيم وقتك والاستفادة منه:
1- عليك تفحص الأمور التي تعيق طريقك:
فسر إدارة الوقت هو مدى انتظامك ومثابرتك، وتصريف أعمالك في أوقاتها المحددة. لذا فإن كنت ممن يزدري الإجراءات الإدارية، ستجد النظام أمراً مزعجاً. ولكن اعلم أن التنظيم يوفر عليك كثيراً من الوقت، شرط ألا تصبح مهووساً بالأمر فتقع رهينة هدره مرة أخرى.
لتنظيم وقتك عليك أن تكون صادقاً مع نفسك. اسأل نفسك الأسئلة التالية وأجب عليها بكل صدقٍ:
ما العمل الذي أقوم به دوماً وعلي تحاشيه؟
ما العمل الذي أفعله دوماً ومن المفروض أن يؤديه غيري؟
ما العمل الذي يتطلب مني وقتاً أكثر مما يلزمه؟
ما العمل الذي أفعله فيهدر وقت الآخرين؟
2- هناك عدة طرق شائعة لتضييع الوقت منها القيام بأمور لا يجب عليك القيام بها أبداً، فهي لا تعود على نفسك ولا على غيرك بأي فائدة، مثلاً :
• قيامك بأمور غير ضرورية لأنك تعودت عليها منذ زمن، فهل تدري ما يحل بهذه الأشياء، أتعود بمنفعةٍ عليك أو على غيرك، أم تُخزن في ملفٍ لا يُعادُ فتحه؟
• وجود مستندات وإجراءات جمة في مجموعة كتب عدة.
• استعمالك النظام اليدوي في أمرٍ تمت برمجته، لعدم ثقتك بالنظام الجديد.
كل هذه النشاطات ليست إلا مضيعة للوقت.
القيام بأمور ينبغي على غيرك الاهتمام بها، أمر مغري خاصة إذا كنت تجيد تأديتها. لكن إن لم تكلف شخصاً آخراً للقيام بها، لن تجد الوقت الكافي للإدارة، وفي نفس الوقت ستضيع وقتك محاولاً التبرير والمساعدة كلما سمحت لك الفرصة والسبب هو:
• إضاعة وقتك محاولاً تأدية ما خُصص لغيرك.
• سيتعلم الآخرون إذا ما واجهوا مشكلة اللجوء بسرعة إليك.
• لن تتمكن من أداء واجبك وأعمالك.
والأكثر من ذلك، إن الكثيرين سينزعجون من مساعدتك، أو يستغنون عنها كلياً. في هذه الأثناء، ستكون فعاليتك في خطرٍ، وقد تضطر إلى تفويض الآخرين للقيام بأعمالك، وهؤلاء بدورهم سيحتاجون مساعدتك مرةً أخرى.
3– قد تتطلب الأمور أكثر مما يلزمها وذلك للأسباب التالية:
• لأنك غير منظم أو قادر على إيجاد ما يلزمك لتأدية عمل ما.
• ستجد الأمر معقداً لأنك لم تفهمه في بادئ الأمر.
• تسرع للقيام بالشيء قبل معرفة ما ينبغي أن تفعله.
• تؤدي الأمر كله بنفسك.
4– يرفض الكثيرون الاعتراف بإضاعة وقت الآخرين، متذرعين بعدم توفر الوقت لتأدية حتى أمورهم الشخصية، ولكن ماذا عن :
• اقتراح آخر بعد أن يكون الآخرون قد أنجزوا ما طلبته منهم.
• عدم إطلاع الآخرين على المعلومات الجديدة رغم انغماسهم في المعلومات القديمة الرثة.
• تطلب مقابلة شخص بخصوص أمرٍ وتنسى أن تهيئ الأوراق اللازمة فتضيع وقتك مفتشاً عنها.
• تعقد اجتماعات مرتجلة فيجهل الحاضرون عما تتكلم.
• تسمح بالمقاطعة فيدوم النقاش طويلاً وتضيع قيمته.
• تبقي الأشخاص المواظبين على حضور الاجتماع منتظرين بسبب تأخرك.
إذا اعترفت بواحدة من النقاط المذكورة، فكر بكل ما خسرته من الوقت بتصرفك هذا. مثلاً، إن نسيت التحضير لاجتماع مع عشرة أشخاص فتأخرت لمدة خمس وعشرين دقيقة، يصبح مجموع الوقت الضائع 250 دقيقة، أي ما يساوي أكثر من نصف نهار من العمل.
الأعــــذار:
قد تعجز عن إنجاز عمل صعب يتطلب وقتاً طويلاً، فتحاول تحاشيه ولكن ضرورة إنجازه تسبب لك أزمة. والأزمات هي من أنجع الوسائل لإضاعة الوقت.
هناك أسباب عدة تعترضنا خلال إنجاز عملٍ ما، ولكن بما أن لكل ما وقت متساو فوجود الميل القوي، وقدرة تنظيم الوقت تبقى المشكلة الأساسية، لذا فعندما تسمع أحداً يقول: " لم يتسن لي الوقت لـ ..." اسأل نفسك لماذا لم يقم بالعمل. فمن منا لا يجد الوقت لحضور حفل استقبالٍ في باريس مثلاً ؟
يعجز العديد من الأشخاص عن تأدية أعمالهم في الوقت المحدد لأسباب عدة، منها:
• قد يبدو أن الأمر لا يستحق الكثير من العناء.
• ليس هناك مردوداً تلقائياً لقاء هذا العمل.
• توفر أمور أكثر أهمية ومتعة مما علينا إنجازه.
• من السهل نسيان كيفية إنجاز الأمور في الوقت المحدد.
إن حاولت الاختباء خلف أعذارك الواهية فلن تستطيع أن تفعل شياً حيال مشكلتك، كُن صريحاً مع نفسك وحاول معرفة السبب الحقيقي لعدم إنجازك عملاً ما، أو تأخرك عن الموعد المحدد.
تفحص مدى تقبلك لكيفية إدارة وقتك، فقد تكون فعالاً وتشعر أنه باستطاعتك القيام بأكثر من ذلك، فالأشياء التي تتلكأ في إنجازها هي التي لا تبغي القيام بها أو تستصعبها فتتحاشاها. الطريقة السليمة تقتضي وضع جدول يشرح كيفية انقضاء وقتك حاليا. وبذلك تعرف مدى تقدمك في إدارة وتنظيم وقتك.
أسئلة تطرحها على نفسك:
لمعرفة ما إذا كنت تدير وقتك ببراعة، فكر بإجابتك على الأسئلة التالية:
- هل أجد صعوبة في تحديد ما فعلته أثناء النهار؟
- هل عندي مشكلة بالانتهاء في الوقت المحدد؟
- هل أقوم بأشياءٍ ينبغي ألا أفعلها؟
- هل استلزم وقتاً أكثر مما تتطلب بعض الأمور؟
- هل أجد مشكلة في احترام المواعيد؟
- أأنسى غالباً ما علي فعله؟
إذا أجبت بـ "نعم" على معظم الأسئلة، يعني أنك فاقد المقدرة على التحكم في إدارة الوقت، الأمر الذي يتطلب الحيطة والانتباه.
ستكون أفضل إذا:
* فكرت قليلاً بكيفية الاستفادة من وقتك.
* استطعت معرفة ما يضيع وقتك.
* أدركت تصرفاتك التي تضيع وقت الآخرين.
* عرفت السبب الحقيقي لعدم إنجازك أمراً ما، أو تأخرك في تأديته.
* حددت إنجازاتك المهمة خلال النهار.
* كان لديك قابلية لتنظيم وقتك.
التخطيط لمهامك:
الشخص الدائم الانشغال يتحكم بوقته أكثر من غيره، كما أنه يقوم بأمورٍ عدة في يوم واحد، فكونه في شغلٍ دائم يجعله يجد وسيلة للقيام بما يترتب عليه إنجازه. وفي هذا يقول"تشرشل" إن أردت إنجاز شيء ما، سلمه لشخص مشغول والأسباب هي التالية:
• يشعرون بإلحاح لإنجاز المهام المطلوبة.
• يحترمون المهلة الأخيرة ويكرهون التأخر عنها.
• أصبحوا ماهرين في إنجاز الأمور في الوقت المحدد.
• يدركون بكل وعي مسؤولياتهم فيما ينتجون.
معرفة مسؤولياتك:
لكل عمل في إدارة الأعمال، عنوان وشرح لما يتطلبه منك من مسؤوليات.
عندما تدرك ما ينبغي عليك القيام به، قارنه بما اعتدت عليه وتستنتج كيفية التصرف الجيد. فإن لم يكن لديك صورة واضحة لعملك، من الأفضل أن تخط لائحة بنفسك، تحدد من خلالها واجباتك المهنية، ومدى انعكاس تصرفك على عملك كلياً. قد تجد أنك تقوم بأمور مسلية ومثيرة، ولكنها خارج إطار عملك، لذا عليك إنجاز الأمور الأساسية التي تلقى أجراً لقاءها.
الخطوة الأولى للاستفادة من وقتك هي فهم مسؤولياتك وسبب وجودك في مكان ما، عندما يتحقق ذلك يصبح الباقي سهلاً.
تحديد الأهــداف :
لتحديد الأهداف دور مهم في إدارة الوقت، فما أن تدرك أهدافك ومآربك تبلغ نقطة الإنطلاق.
عندما تدرك الأمور المهمة وما يترتب عليك إنجازه، يمكنك أن تتحكم بالأحداث بدلاً من أن تتحكم هي بك. هكذا تُتاحُ لك الفرصة لتأديتها في الوقت المحدد. الأهداف مهمة جداً وتساعد في:
- تركيز اهتمامك على ما سَتُقدِمُ عليه.
- تحديد وتصميم ما عليك تنفيذه في مدة معينة.
- مساعدة الآخرين على فهم ما يجري ودورهم فيه.
تحديد الأهداف عملية فعالة ولوضعها عليك:
- تبسيط وتسهيل ما عليك تحقيقه.
- مشاركة الآخرين بأفكارك.
- تدوين ما قررت القيام به.
تحديد الأولويات :
يساعد تحديد الأولويات في تحقيق أهدافك، وللقيام بذلك عليك تفحص أعمالك كلها وتحديد الأسبقية. تُقسَّم الأولويات إلى أربعة أقسام هي:
- الأعمال الضرورية التي إن لم تقْم بها، لن تكون أعمالك فعالة.
- الأعمال التي ينبغي القيام بها تلقائياً بعد الأعمال الضرورية.
- الأعمال التي تودّ القيام بها، وغالباً ما تُهملها.
- الأعمال الأقل أسبقية، وغالباً ما تُنجز أولاً.
عدِّد المهام التي تواجهك ضمن الأمور الأربعة المذكورة أعلاه، محدداً ما عليك القيام به، ما تود فعله، وما تحتاج إلى إنجازه. بهذه الطريقة تتخلص من المهام التي ترغب بأدائها، بالرغم من عدم أهميتها، وتكافئ نفسك بالأمور المسلية لقاء إنجازك المهام الصعبة.
ما إن تحدد أولوياتك، حاول ألا تتشبث بها لدرجة تمنعك من مخالفتها إذا دعتك الحاجة. كُن ليناً بالظروف تتبدل دراماتيكياً، فيصبح تمسكك بأولوياتك مضيعة للوقت ليس إلا. ولكن هل للعمل له الأولوية أن يختفي أو يُلغى مثلاً ؟ حذار أن تضيع وقتك سدىً، بل حاول الاستفادة منه في أمور أخرى.
إن التمييز بين الأمر الطارئ والأمر المهم يلعب دوراً أساسياً في الاستفادة من الوقت.
الأمورالطارئة يستحيل تأجيلها مع أنها قد تكون سخيفة في بعض الأحيان. مثلاً إيجاد موقف للسيارة، أما الأمور المهمة فتتطلب اهتماماً أكبر، ووقتاً أطول كوضع خطة لأعمالك الإدارية.
الأمور الطارئة تبدو مهمة لانحصارها في وقت قصير، وتحتاج إلى رد فعل سريعة. ولكنك قد تلغي أمراً طارئاً لأجل آخر مهماً. وليس من الخطأ إلغاء أمر مهم، للقيام بأمر ممتع أكثر، شرط أن تفعله عمداً، وتأخذ وقتك محاولاً تنظيمه كي لا تشعر بالذنب. قد يكون الأمر طارئاً ومهماً في آن واحد، عندها عليك التركيز والاهتمام. فإن حاولت أن تعمله بغية التسلية فقط، فجزاؤك الوحيد سيكون ضياع الوقت.
أنـواع المهام:
فكر بطبيعة أعمالك وكم تقضي من الوقت لتنفيذ نشاطاتك، وكم تكرس من الجهد لتأدية واجباتك المهنية يومياً. فالمهام الإدارية تتطلب الخطوات التالية:
• فكر مُسبقاً لتتأكد أن كل ما يلزمك لتأدية عمل ما مؤمن وجاهز.
• توفر الأشخاص المناسبين والمعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
• تأكد إذا كان الأشخاص المناسبون مُلمين بما يجري، وما عليهم القيام به.
إن ما نشدد عليه إذاً هو التصميم، التنسيق، التوجيه، والضبط أو السيطرة.
إن لم تتوفر فيك أي من الصفات المذكورة سابقاً ، راجع لائحة أولوياتك، محللاً ما تقوم به فعلياً، ومدى تماشيه مع مسؤولياتك الأساسية. قد تجد توكيل غيرك للقيام بمهامك الصعبة يتطلب منهم وقتاً طويلاً، لأنهم لا يجيدونه مثلك، أو أن تأخرك بأعمالك سببه فقدان الإعداد الصحيح، والنظام المطلوب. إلا أنك لم تستنتج بعد أن التنافس في التنفيذ يشارك في كسب الوقت.
بتحديد مسؤولياتك، إدراك أهدافك، ترتيب مهامك تدريجياً، والتمييز بين الأعمال الطارئة والأعمال المهمة، ستجد أنه من الأفضل، وضع خطة منظمة للاستفادة ن وقتك. إن بدا لك ما عرضناه صحيحاً، فما عليك إلا أن تتذكر إمبراطور الصين الذي طلب من مديره تشجير الطريق المؤدية إلى قصره بأشجار الأرز. ولما رفض الأخير متذرعاً أن مشروعاً كهذا يستغرق 300 سنة، أجابه الإمبراطور "أبشر فليس لديك دقيقة لتضيعها".
أسئلة تطرحها على نفسك:
فكر كيف تنظم وقتك وأجب على الأسئلة التالية:
* هل أميز بين مسؤولياتي ومسؤوليات غيري؟
* هل أنا واضح بتحديد أهدافي؟
* أأحدد أولوياتي؟
* أأعلم ما علي القيام به اليوم إن لم أفعل أي شيء آخر؟
* أأميز بين الطارئ والمهم؟
* هل أقوم بالمهام الصحيحة مستفيداً من وقتي؟
ستكون أفضل إن :
* عرفت مهامك الأساسية.
* حددت أهدافك.
* أنجزت أعمالك المهمة في وقت محدد.
* ميزت بين الطارئ والمهم.
* نفذت الأعمال التي تساعدك في تنسيق وقتك.
* بدأت التخطيط لوقتك حالاً.
المصدر: تدبير الوقت- ص57-63 - د . صالح حسن الفضالة - الناشر: دار التوحيدي للنشر والتوزيع والإعلام - الرباط - المغرب – 2006.
بالرغم من سهولة ضياع الوقت، فالكثيرون ينكرون الأمر على أنفسهم جاهلين أنهم يقومون بذلك غير متعمدين. إليكم بعض الأمثلة:
• القيام بنصف المهام التي كنت قد خططت لها لنهارك من دون معرفة السبب.
• تساؤلك عما حصل لبقية النهار.
• تكاثر الأعمال المدرجة في لائحتك، والتي عليك إنجازها في مواعيدها المحددة.
• تراكم الأمور المعلقة وغير المبتوت بأمرها أكثر فأكثر.
• فقدان مستند مهم عندما تكون بأمس الحاجة إليه.
• التفتيش في المكان الخطأ عن أمرٍ ما، لأنك نسيت أين وضعته.
العديد من العوامل المذكورة أعلاه متعلقة بالتنظيم الشخصي فإذا لم نتمكن أن نتخطاها على المدى القريب، فستكون عواقبها وخيمة على المدى البعيد.
لتنظيم وقتك والاستفادة منه:
1- عليك تفحص الأمور التي تعيق طريقك:
فسر إدارة الوقت هو مدى انتظامك ومثابرتك، وتصريف أعمالك في أوقاتها المحددة. لذا فإن كنت ممن يزدري الإجراءات الإدارية، ستجد النظام أمراً مزعجاً. ولكن اعلم أن التنظيم يوفر عليك كثيراً من الوقت، شرط ألا تصبح مهووساً بالأمر فتقع رهينة هدره مرة أخرى.
لتنظيم وقتك عليك أن تكون صادقاً مع نفسك. اسأل نفسك الأسئلة التالية وأجب عليها بكل صدقٍ:
ما العمل الذي أقوم به دوماً وعلي تحاشيه؟
ما العمل الذي أفعله دوماً ومن المفروض أن يؤديه غيري؟
ما العمل الذي يتطلب مني وقتاً أكثر مما يلزمه؟
ما العمل الذي أفعله فيهدر وقت الآخرين؟
2- هناك عدة طرق شائعة لتضييع الوقت منها القيام بأمور لا يجب عليك القيام بها أبداً، فهي لا تعود على نفسك ولا على غيرك بأي فائدة، مثلاً :
• قيامك بأمور غير ضرورية لأنك تعودت عليها منذ زمن، فهل تدري ما يحل بهذه الأشياء، أتعود بمنفعةٍ عليك أو على غيرك، أم تُخزن في ملفٍ لا يُعادُ فتحه؟
• وجود مستندات وإجراءات جمة في مجموعة كتب عدة.
• استعمالك النظام اليدوي في أمرٍ تمت برمجته، لعدم ثقتك بالنظام الجديد.
كل هذه النشاطات ليست إلا مضيعة للوقت.
القيام بأمور ينبغي على غيرك الاهتمام بها، أمر مغري خاصة إذا كنت تجيد تأديتها. لكن إن لم تكلف شخصاً آخراً للقيام بها، لن تجد الوقت الكافي للإدارة، وفي نفس الوقت ستضيع وقتك محاولاً التبرير والمساعدة كلما سمحت لك الفرصة والسبب هو:
• إضاعة وقتك محاولاً تأدية ما خُصص لغيرك.
• سيتعلم الآخرون إذا ما واجهوا مشكلة اللجوء بسرعة إليك.
• لن تتمكن من أداء واجبك وأعمالك.
والأكثر من ذلك، إن الكثيرين سينزعجون من مساعدتك، أو يستغنون عنها كلياً. في هذه الأثناء، ستكون فعاليتك في خطرٍ، وقد تضطر إلى تفويض الآخرين للقيام بأعمالك، وهؤلاء بدورهم سيحتاجون مساعدتك مرةً أخرى.
3– قد تتطلب الأمور أكثر مما يلزمها وذلك للأسباب التالية:
• لأنك غير منظم أو قادر على إيجاد ما يلزمك لتأدية عمل ما.
• ستجد الأمر معقداً لأنك لم تفهمه في بادئ الأمر.
• تسرع للقيام بالشيء قبل معرفة ما ينبغي أن تفعله.
• تؤدي الأمر كله بنفسك.
4– يرفض الكثيرون الاعتراف بإضاعة وقت الآخرين، متذرعين بعدم توفر الوقت لتأدية حتى أمورهم الشخصية، ولكن ماذا عن :
• اقتراح آخر بعد أن يكون الآخرون قد أنجزوا ما طلبته منهم.
• عدم إطلاع الآخرين على المعلومات الجديدة رغم انغماسهم في المعلومات القديمة الرثة.
• تطلب مقابلة شخص بخصوص أمرٍ وتنسى أن تهيئ الأوراق اللازمة فتضيع وقتك مفتشاً عنها.
• تعقد اجتماعات مرتجلة فيجهل الحاضرون عما تتكلم.
• تسمح بالمقاطعة فيدوم النقاش طويلاً وتضيع قيمته.
• تبقي الأشخاص المواظبين على حضور الاجتماع منتظرين بسبب تأخرك.
إذا اعترفت بواحدة من النقاط المذكورة، فكر بكل ما خسرته من الوقت بتصرفك هذا. مثلاً، إن نسيت التحضير لاجتماع مع عشرة أشخاص فتأخرت لمدة خمس وعشرين دقيقة، يصبح مجموع الوقت الضائع 250 دقيقة، أي ما يساوي أكثر من نصف نهار من العمل.
الأعــــذار:
قد تعجز عن إنجاز عمل صعب يتطلب وقتاً طويلاً، فتحاول تحاشيه ولكن ضرورة إنجازه تسبب لك أزمة. والأزمات هي من أنجع الوسائل لإضاعة الوقت.
هناك أسباب عدة تعترضنا خلال إنجاز عملٍ ما، ولكن بما أن لكل ما وقت متساو فوجود الميل القوي، وقدرة تنظيم الوقت تبقى المشكلة الأساسية، لذا فعندما تسمع أحداً يقول: " لم يتسن لي الوقت لـ ..." اسأل نفسك لماذا لم يقم بالعمل. فمن منا لا يجد الوقت لحضور حفل استقبالٍ في باريس مثلاً ؟
يعجز العديد من الأشخاص عن تأدية أعمالهم في الوقت المحدد لأسباب عدة، منها:
• قد يبدو أن الأمر لا يستحق الكثير من العناء.
• ليس هناك مردوداً تلقائياً لقاء هذا العمل.
• توفر أمور أكثر أهمية ومتعة مما علينا إنجازه.
• من السهل نسيان كيفية إنجاز الأمور في الوقت المحدد.
إن حاولت الاختباء خلف أعذارك الواهية فلن تستطيع أن تفعل شياً حيال مشكلتك، كُن صريحاً مع نفسك وحاول معرفة السبب الحقيقي لعدم إنجازك عملاً ما، أو تأخرك عن الموعد المحدد.
تفحص مدى تقبلك لكيفية إدارة وقتك، فقد تكون فعالاً وتشعر أنه باستطاعتك القيام بأكثر من ذلك، فالأشياء التي تتلكأ في إنجازها هي التي لا تبغي القيام بها أو تستصعبها فتتحاشاها. الطريقة السليمة تقتضي وضع جدول يشرح كيفية انقضاء وقتك حاليا. وبذلك تعرف مدى تقدمك في إدارة وتنظيم وقتك.
أسئلة تطرحها على نفسك:
لمعرفة ما إذا كنت تدير وقتك ببراعة، فكر بإجابتك على الأسئلة التالية:
- هل أجد صعوبة في تحديد ما فعلته أثناء النهار؟
- هل عندي مشكلة بالانتهاء في الوقت المحدد؟
- هل أقوم بأشياءٍ ينبغي ألا أفعلها؟
- هل استلزم وقتاً أكثر مما تتطلب بعض الأمور؟
- هل أجد مشكلة في احترام المواعيد؟
- أأنسى غالباً ما علي فعله؟
إذا أجبت بـ "نعم" على معظم الأسئلة، يعني أنك فاقد المقدرة على التحكم في إدارة الوقت، الأمر الذي يتطلب الحيطة والانتباه.
ستكون أفضل إذا:
* فكرت قليلاً بكيفية الاستفادة من وقتك.
* استطعت معرفة ما يضيع وقتك.
* أدركت تصرفاتك التي تضيع وقت الآخرين.
* عرفت السبب الحقيقي لعدم إنجازك أمراً ما، أو تأخرك في تأديته.
* حددت إنجازاتك المهمة خلال النهار.
* كان لديك قابلية لتنظيم وقتك.
التخطيط لمهامك:
الشخص الدائم الانشغال يتحكم بوقته أكثر من غيره، كما أنه يقوم بأمورٍ عدة في يوم واحد، فكونه في شغلٍ دائم يجعله يجد وسيلة للقيام بما يترتب عليه إنجازه. وفي هذا يقول"تشرشل" إن أردت إنجاز شيء ما، سلمه لشخص مشغول والأسباب هي التالية:
• يشعرون بإلحاح لإنجاز المهام المطلوبة.
• يحترمون المهلة الأخيرة ويكرهون التأخر عنها.
• أصبحوا ماهرين في إنجاز الأمور في الوقت المحدد.
• يدركون بكل وعي مسؤولياتهم فيما ينتجون.
معرفة مسؤولياتك:
لكل عمل في إدارة الأعمال، عنوان وشرح لما يتطلبه منك من مسؤوليات.
عندما تدرك ما ينبغي عليك القيام به، قارنه بما اعتدت عليه وتستنتج كيفية التصرف الجيد. فإن لم يكن لديك صورة واضحة لعملك، من الأفضل أن تخط لائحة بنفسك، تحدد من خلالها واجباتك المهنية، ومدى انعكاس تصرفك على عملك كلياً. قد تجد أنك تقوم بأمور مسلية ومثيرة، ولكنها خارج إطار عملك، لذا عليك إنجاز الأمور الأساسية التي تلقى أجراً لقاءها.
الخطوة الأولى للاستفادة من وقتك هي فهم مسؤولياتك وسبب وجودك في مكان ما، عندما يتحقق ذلك يصبح الباقي سهلاً.
تحديد الأهــداف :
لتحديد الأهداف دور مهم في إدارة الوقت، فما أن تدرك أهدافك ومآربك تبلغ نقطة الإنطلاق.
عندما تدرك الأمور المهمة وما يترتب عليك إنجازه، يمكنك أن تتحكم بالأحداث بدلاً من أن تتحكم هي بك. هكذا تُتاحُ لك الفرصة لتأديتها في الوقت المحدد. الأهداف مهمة جداً وتساعد في:
- تركيز اهتمامك على ما سَتُقدِمُ عليه.
- تحديد وتصميم ما عليك تنفيذه في مدة معينة.
- مساعدة الآخرين على فهم ما يجري ودورهم فيه.
تحديد الأهداف عملية فعالة ولوضعها عليك:
- تبسيط وتسهيل ما عليك تحقيقه.
- مشاركة الآخرين بأفكارك.
- تدوين ما قررت القيام به.
تحديد الأولويات :
يساعد تحديد الأولويات في تحقيق أهدافك، وللقيام بذلك عليك تفحص أعمالك كلها وتحديد الأسبقية. تُقسَّم الأولويات إلى أربعة أقسام هي:
- الأعمال الضرورية التي إن لم تقْم بها، لن تكون أعمالك فعالة.
- الأعمال التي ينبغي القيام بها تلقائياً بعد الأعمال الضرورية.
- الأعمال التي تودّ القيام بها، وغالباً ما تُهملها.
- الأعمال الأقل أسبقية، وغالباً ما تُنجز أولاً.
عدِّد المهام التي تواجهك ضمن الأمور الأربعة المذكورة أعلاه، محدداً ما عليك القيام به، ما تود فعله، وما تحتاج إلى إنجازه. بهذه الطريقة تتخلص من المهام التي ترغب بأدائها، بالرغم من عدم أهميتها، وتكافئ نفسك بالأمور المسلية لقاء إنجازك المهام الصعبة.
ما إن تحدد أولوياتك، حاول ألا تتشبث بها لدرجة تمنعك من مخالفتها إذا دعتك الحاجة. كُن ليناً بالظروف تتبدل دراماتيكياً، فيصبح تمسكك بأولوياتك مضيعة للوقت ليس إلا. ولكن هل للعمل له الأولوية أن يختفي أو يُلغى مثلاً ؟ حذار أن تضيع وقتك سدىً، بل حاول الاستفادة منه في أمور أخرى.
إن التمييز بين الأمر الطارئ والأمر المهم يلعب دوراً أساسياً في الاستفادة من الوقت.
الأمورالطارئة يستحيل تأجيلها مع أنها قد تكون سخيفة في بعض الأحيان. مثلاً إيجاد موقف للسيارة، أما الأمور المهمة فتتطلب اهتماماً أكبر، ووقتاً أطول كوضع خطة لأعمالك الإدارية.
الأمور الطارئة تبدو مهمة لانحصارها في وقت قصير، وتحتاج إلى رد فعل سريعة. ولكنك قد تلغي أمراً طارئاً لأجل آخر مهماً. وليس من الخطأ إلغاء أمر مهم، للقيام بأمر ممتع أكثر، شرط أن تفعله عمداً، وتأخذ وقتك محاولاً تنظيمه كي لا تشعر بالذنب. قد يكون الأمر طارئاً ومهماً في آن واحد، عندها عليك التركيز والاهتمام. فإن حاولت أن تعمله بغية التسلية فقط، فجزاؤك الوحيد سيكون ضياع الوقت.
أنـواع المهام:
فكر بطبيعة أعمالك وكم تقضي من الوقت لتنفيذ نشاطاتك، وكم تكرس من الجهد لتأدية واجباتك المهنية يومياً. فالمهام الإدارية تتطلب الخطوات التالية:
• فكر مُسبقاً لتتأكد أن كل ما يلزمك لتأدية عمل ما مؤمن وجاهز.
• توفر الأشخاص المناسبين والمعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
• تأكد إذا كان الأشخاص المناسبون مُلمين بما يجري، وما عليهم القيام به.
إن ما نشدد عليه إذاً هو التصميم، التنسيق، التوجيه، والضبط أو السيطرة.
إن لم تتوفر فيك أي من الصفات المذكورة سابقاً ، راجع لائحة أولوياتك، محللاً ما تقوم به فعلياً، ومدى تماشيه مع مسؤولياتك الأساسية. قد تجد توكيل غيرك للقيام بمهامك الصعبة يتطلب منهم وقتاً طويلاً، لأنهم لا يجيدونه مثلك، أو أن تأخرك بأعمالك سببه فقدان الإعداد الصحيح، والنظام المطلوب. إلا أنك لم تستنتج بعد أن التنافس في التنفيذ يشارك في كسب الوقت.
بتحديد مسؤولياتك، إدراك أهدافك، ترتيب مهامك تدريجياً، والتمييز بين الأعمال الطارئة والأعمال المهمة، ستجد أنه من الأفضل، وضع خطة منظمة للاستفادة ن وقتك. إن بدا لك ما عرضناه صحيحاً، فما عليك إلا أن تتذكر إمبراطور الصين الذي طلب من مديره تشجير الطريق المؤدية إلى قصره بأشجار الأرز. ولما رفض الأخير متذرعاً أن مشروعاً كهذا يستغرق 300 سنة، أجابه الإمبراطور "أبشر فليس لديك دقيقة لتضيعها".
أسئلة تطرحها على نفسك:
فكر كيف تنظم وقتك وأجب على الأسئلة التالية:
* هل أميز بين مسؤولياتي ومسؤوليات غيري؟
* هل أنا واضح بتحديد أهدافي؟
* أأحدد أولوياتي؟
* أأعلم ما علي القيام به اليوم إن لم أفعل أي شيء آخر؟
* أأميز بين الطارئ والمهم؟
* هل أقوم بالمهام الصحيحة مستفيداً من وقتي؟
ستكون أفضل إن :
* عرفت مهامك الأساسية.
* حددت أهدافك.
* أنجزت أعمالك المهمة في وقت محدد.
* ميزت بين الطارئ والمهم.
* نفذت الأعمال التي تساعدك في تنسيق وقتك.
* بدأت التخطيط لوقتك حالاً.
المصدر: تدبير الوقت- ص57-63 - د . صالح حسن الفضالة - الناشر: دار التوحيدي للنشر والتوزيع والإعلام - الرباط - المغرب – 2006.