وليد البلوشى
01-04-2016, 11:22 PM
الإدارة وفهم الوقت
الوقت مورد قيم ومهم لإنجاز أعمالنا وأداء مهماتنا، لذلك يجب استخدامه حسب أسس منتظمة. ولكي يتمكن كل منا من رفع كفاءة استغلاله للوقت، سواء أكان ذلك في مكان العمل أم في المنزل يستدعي الأمر أن نتعرف على العناصر التي ترتبط في عملية استغلال كل منا وقته في إنجاز أعماله وأداء مهامه دون تضييع لأي جزء منه. واتجاهات الناس معقدة ومتغيرة، وإذا كنا نريد أن تستغل أوقاتنا جيداً لننجز مهمة ما سواء في موقع العمل أو المنزل، فمن الضروري أن نتعرف على العادات والتوجهات الحالية التي تقيد استغلالنا لأوقاتنا. كذلك مواقفنا اتجاه الوقت واستخدامه تتغير بشكل مستمر، ويرجع عدد كبير من تلك التغيرات إلى التقدم التكنولوجي والالكتروني، ووسائل الاتصالات التي تؤثر على أعمالنا وتنقلاتنا، وإمكانياتنا، ووسائل تواصلنا بعضنا ببعض، وقدراتنا على انجاز وتحقيق أهدافنا. فمثلا استخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني له أثر في طريقة تبادل المعلومات بين المؤسسات, والأفراد بشكل كبير، حيث أصبحت تتم بشكل لحظي. كذلك أصبح السفر، خاصة بالنسبة للمسافات الطويلة، أسرع وأرخص وأكثر راحة من السابق, وإن تعدد الخيارات المتاحة قد جعلت من الممكن لنا أن نزيد من استغلال ساعات اليوم, وفي نفس الوقت زاد الضغط على الوقت المتاح لدينا. كل ذلك يدعم أهمية استغلال الوقت بشكل كفء ومنتج.
وإدراك الناس بالوقت ظاهرة عامة إلى درجة أن استغلال الوقت صار أمرا مهما على نطاق عالمي، سواء على مستوى المؤسسات أو الأفراد. كذلك زاد وعي الناس اليوم بقيمة الوقت وأهميته في نجاح مؤسساتنا. فالأهداف الواضحة والمحددة بدقة تحول دون تخطي الجدول الزمني المحدد لإنجاز العمل. وثقافة الشركة لها أثر مهم وكبير في كيفية استغلال العاملين فيها للوقت، مع ملاحظة أن العمل لساعات طويلة غالباً ما يقلل من الكفاءة والإنتاجية، كما إن طرق استخدام الوقت تتحول لعادات مضرة مع مرور الزمن، مما يستدعي الأمر أن نعيد التفكير في تلك العادات، وستكون النتيجة تحسن قدراتنا وسنجد مزيداً من الوقت لنركز على الجوانب المهمة من وظائفنا. لذلك أصبحت عملية تخطيط استخدام الوقت من الأساليب الإدارية الهامة في انجاز الأعمال في مختلف المشاريع.
فهم الوقت:
الوقت يمضي ويمرعلينا بلا توقف, ونحن في نفس الوقت نفترض بأن الأشياء تحدث حسب ما خطط لها، غير أن الواقع غالبا ما يكون بعيدا عن توقعاتنا، لا بسبب خطأ في الخطط ولكن بسبب الادارة السيئة للوقت. بعض الأشخاص منا يتسمون بإدارة وقت أعمالهم بمهارة عالية، بينما يفتقر البعض منا للتنظيم الجيد لوقتنا، مما نعرضون أعمالهم للفشل.
من مفاهيم الإدارة أن الأداء يرتبط ارتباطا مباشرا بالجهد"المدخلات" الذي يبذل في عملية النتائج, أي " الإنتاج" أو"المخرجات" بالإضافة إلى الأدوات والمواد المخصصة لتلك العملية. وهذه النتائج تتوقف على مدى قدرة الفرد على الاستخدام الأمثل للوقت. و على ذلك فإنه يجب على الشخص الذي يعمل حتى على أصغر جزء من العمل أن يوجه اهتماما مباشرا للتعرف على كيفية استخدام الوقت واهتمامه هذا يفرض عليه أن:
- يركز على كيفية استخدام الوقت.
- يتجنب العمل غير الضروري.
- يتجنب تكرار أو ازدواجية الجهد.
- توجيه الانتباه إلى إعطاء أولوية للعمل.
فالوقت أثمن مصادرنا والذي إن ضيع في غير مكانه فإنه يذهب إلى الأبد ولا يعود، وبالتالي فإنه يعتبر أحد القيود المفروضة على أعمالنا، وعلينا أن نشجع جميع الأفراد المعنيين بأن يستخدموا مبادئ الادارة الفعالة للوقت للحصول على الآستفادة القصوى من هذا المصدر.
إن أهم مشكلة لدى الأفراد، وإدارة الوقت هي الإقرار والقبول الفعلي بأن هناك مشكلة. وما أن يتم الاقرار بذلك على هذا النحو، فإنه يمكن أن تتوفر البدائل والخيارات لحل مشكلة ما، وتتاح الفرصة لزيادة الفعالية وتقليل التوتر، وبالتالي زيادة احتمال نجاح العمل.
وإذا قضيت قدرا كبيرا من وقتك في تنفيذ أعمالك بنفسك، فإنك ستكون سلبت وقتا ثمينا من الوقت المخصص لمراقية أعمالك، وإن كنت في نفس الوقت غير قادر على رفض طلبات زملائك في الأقسام الأخرى في مؤسستك من وقت إلى آخر، فإنك سرعان ما تثقل كاهلك بطلباتهم وبمشاكلهم.
ومن العوامل الشائعة التي تسلب الوقت ما يلي:
- ضعف الاتصالات.
- المسؤوليات غير الواضحة.
- الز يارات غير المنضبطة.
- نقص المعلومات.
- الإجتماعات الكثيرة.
- مراجعة الأعمال مرات عديدة.
- الآحاديث العرضية في المكتب.
- متابعة البيانات والمعلومات.
- حفظ الملفات والسجلات.
- تغيير الأولويات.
- تغييرات بلا تفسير.
- الأ زمات غير الضرورية.
- التسوبف.
- التضارب في العمل التنفيذي.
- الافراط في الانتباه إلى التفاصيل.
- المبالغة في الالتزام.
- الأهداف غير الواضحة.
- الافتقار إلى الدعم والمساندة.
- عدم توفر الأدوات اللازمة.
- التأكد من توفر المصادر.
- البيروقراطية.
- السياسة وصراعات السلطة.
- الحواجز والحدود المفروضة بين الوظائف، والأ قسام المختلفة.
- المشاكل الإدارية والمالية، ومشاكل التفويض.
بالطبع يمكنك أن تفكر بعوامل أخرى كثيرة كلها تؤثر عليك إلى حد ما، وكثير منها له تأثير خطير على فعاليتك. والنتيجة المترتبة على سلبيات الوقت هذه هي أنها تختزل يوم العمل بالنسبة لك وبالنسبة لأعضاء فريقك.
ولمعالجة سلبيات الوقت، عليك بمعالجة المشاكل الأساسية، وذلك باستخدام وقتك بفعالية من خلال:
- تعيين العمل بوضوح لأعضاء الفريق.
- قلل من العمل المسند لك في جدول المشروع.
- عدم قبول أعمال أكثر مما تستطيع أن تنجزه بالفعل.
- الاستشارة عند الحاجة ولكن اتخذ القرارات فورا واشرحها.
- اعداد قائمة أعمالك، والعمل على تحديثها كل يوم.
- وضع أولوياتك والالتزام بها بقدر الامكان.
- التركيز على الجوانب ذات الخطورة العالية فب أعمال المشروع النشطة حاليا.
- أداء المهام الصعبة أولا أو عندما تستطيع أن تركز عليها بفاعلية.
- مراقبة عمل المشروع من خلال مراجعة جداول الخطة يوم بيوم.
- تجنب الرغبة في التجول وراقب عملك بفاعلية عند الضرورة.
- توجبه تركيز أعضاء الفريق على أهداف المشروع.
استخدام الوقت:
عدد قليل منا فقط الذي سيعترف بضياع جزء كبير من عمله اليومي. إن تحليلك لاستخدام الوقت يمثل الطريقة الوحيدة التي ستمكنك من استغلاله على نحو جيد. عليك أن تفكر بعد ذلك في الوسائل التي تساعدك على توزيع عملك بطرق أكثر فعالية.
توزيع أنشطتك :
هناك دائماً مطالب كثيرة من السهل أن تستغرق وقتاً طويلاً في أعمال روتينية على حساب أوليات أخرى كالمهام الإنتاجية. كيف تقسم وقتك حالياً ؟ هل تحدد أولوياتك بحيث تؤدي المهام العاجلة والمهمة أولاً ؟ أم هل تركز على الانتهاء من المهام التي تستمتع بها أولاً ؟ هل تضايقك المكالمات الهاتفية، أم يوجد لديك نظام للتعامل معها؟ هل يضيع جزء كبير من وقتك؟
تكلفة الوقت :
إن حساب تكاليف وقتك يعد تمريناً اقتصادياً تماماً، حيث تدرك الجزء الذي تمضيه منه بكفاءة . استخدام الحسابات لتقدر تكلفة الساعة في العمل ثم تكلفة الدقيقة. ثم استخدم النتائج التي حصلت عليها لكي تحلل التكلفة النسبية للأنشطة المكونة ليوم عملك، مثلا أن ترتب لاجتماع بنفسك بدلاً من أن تطلب من مساعدك القيام بذلك. فمثلا لكي تحدد تكلفة كل دقيقة من وقتك أضرب راتبك السنوي × 1.5 ليشمل الزيادات، وأقسم الإجمالي على عدد ساعات العمل في السنة "عدد ساعات العمل في الأسبوع في عدد أسابيع العمل للسنة" واقسم المجموع على 60.
اعداد جدول زمني:
إن الحفاظ على جدول زمني بعدد الساعات التي تمضيها في أنشطة محددة أمر مهم لإدارة وقتك بكفاءة أكبر. قد تفاجأ بالوقت الذي تقضيه في الثرثرة، وبالوقت الذي تقضيه في العمل والتخطيط. فجدولك زمني يوفر لك نقطة بداية لتحدد المجالات التي ينبغي أن تتحسن. تعتمد المدة التي يتضمنها جدولك الزمني على طبيعة عملك. إذا كنت تعمل على أساس دورة العمل الشهرية، أجعل الجدول الزمني لشهرين. إذا كانت دورة عملك أسبوعية؛ فاجعل جدولك لمدة أسبوعين أو ثلاثة وسيكون جدولاً كافياً.
تحديد أوقات المهام:
أعمل جدولاً زمنياً مبسطاً عن طريق تقسيم اليوم إلى وحدات من 30 دقيقة وسجل بالضبط المهام التي ينبغي أن تؤديها. سوف يساعدك هذا على تحديد الوقت المفيد والمهام غير الضرورية.
الوقت يوم الاثنين الوقت يوم الاثنين
8.30 التدريب على العمل – النظر في الأوراق 1.30 استمرار الغذاء مع رئيس القسم،عدم التحدث في العمل
9.00 تصفح البريد، المحادثة مع الزملاء... 2.00 العودة للمكتب
9.30 إرسال بريد إلكتروني 2.30 تنظيم المكتب
10.00 اجتماعات الاثنين الاعتيادية 3.00 الاتصال لترتيب اجتماع يوم الأحد...
10.30 استمرار الاجتماع– الاتصال لتجهيز الغذاء 3.30 الاتصال بموظف البيع للتحدث عن المبيعات
11.00 بدء كتابة ما يتم تنفيذه... 4.00 مناقشة تطورات الاجتماعات...
11.30 قراءة مزيد من البريد الإلكتروني والرد عليه 4.30 كتابة تقارير التقدم...
12.00 الاتصال بالموردين لتأخير التوريد 5.00 مراجعة البريد الإلكتروني مرة أخرى
12.30 لتناول الغذاء ... 5.30 الحجز في مطعم للغذاء غداً
1.00 التحدث مع مدير الشئون الادارية بخصوص الترقيات المقترحة... 6.00 العودة للمنزل – النوم
مراجعة الجدول الزمني:
لكي تحلل جدولك الزمني، حدد الوحدات التي سجلتها من 30 دقيقة وضعها في فئات طبقاً لطبيعة كل مهمة، واحسب الوقت الذي ستمضيه في كل مهمة، مثل: الاجتماعات، وقراءة البريد الإلكتروني والرد عليه، ومساعدة الزملاء، أو القيام بالمكالمات الهاتفية،احسب الآن نسبة الوقت الذي تقضيه في كل مهمة. سوف يقدم لك ذلك صورة واضحة عن يوم عملك، وسيساعدك على توزيع وقتك بطريقة أكثر كفاءة.
حاول أن تنظر إلى الفئات التي حددت فيها المهام وقسمها إلى مجموعات: المهام الروتينية، والمشاريع المتطورة والمهام التي ستفوض من وظيفتك، واحسب الوقت الذي يمر عليك في كل مجموعة.
أسئلة تطرحها على نفسك:
- هل أؤدي عملاً يجب أن يؤديه شخص آخر؟
- هل توجد نماذج متكررة في جدولي الزمني ؟
- هل أنا متورط دائماً في المهام في الصباح ؟
- هل تستغرق الوظائف وقتاً أطول مما أتوقع ؟
- هل لدي وقت كافٍ للابتكار والتجديد ؟
تقدير الكفاءة:
ما مدى الاقتراب بين نموذج العمل الفعلي والمثالي. إذا وجدت أن تقضي وقتا كثيرا في مجموعة واحدة من المهام على حساب مهام أخرى، حدد كيف يمكن لك أن تعيد تنظيم جدولك اليومي بحيث توزع المهام بطريقة مثالية ومنظمة. مثلاً : إذا وجدت أنك تقضي وقتاً أكبر في مهام يمكن أن يؤديها أي شخص، فوض عملها إلى شخص آخر. وبالتالي ستتمكن من التركيز على المجالات والأنشطة التي لا تستغرق فيها الوقت الكافي.
مراجعة استغلالك للوقت:
على المدى القصير:مجرد أن تصل لتحليل استخدامك للوقت، فهناك عدة استراتيجيات للحفاظ على الوقت، يمكنك القيام بها فوراً:
• أعمل قائمة بالأشياء التي ستؤديها، وطورها عدة مرات في اليوم.
• أبحث في جدولك الزمني عن الوقت الضائع وفكر في طرق لعدم تضييع الوقت على هذا النحو.
على المدى الطويل :إذا اكتشفت أن لديك مشكلات على المدى الطويل، حاول أن تغير نماذج عملك بسرعة:
• حدد كل نماذج العمل التي لا ترضيك والعادات السيئة.
• بمجرد تحديد تلك المشكلات وأماكنها،حاول أن تعيد التفكير فيها، لتحسن من دخلك.
تحديدك لقدراتك:
إن مفتاح الإدارة الناجحة يكمن في توافر مهارات إدارة الوقت. حاول أن تحدد قدراتك الخاصة بإدارة الوقت تبعاً للخيارات التي تختارها. حاول أن تكون أميناً بقدر الإمكان إذا كانت إجابتك بـ "أبدا" اختر الإجابة 1، وإذا كانت إجابتك بـ "دائما" اختر رقم 4 وهكذا. أجمع نتائجك معاً وارجع إلى التحليل الذي يوضح لك نتيجتك. استخدم إجابتك للتعرف على المجالات التي ينبغي عليك أن تطورها.
الخيارات:
1- أبدأ .
2- أحيانا.
3- غالبا.
4- دائما.
التحليل:
بعد أن تنتهي من تحديد قدراتك، أجمع كل نتائجك وراجع آراءك عبر قراءة تقييمك.أياً ما يكون مستوى الإنجاز الذي حققته، فتأكد دائماً من وجود إمكانية للتطوير. حاول أن تتعرف على نقاط القوة والضعف عندك.
التخطيط للنجاح:
لا يمكنك أن تقرر ما يجب عليك عمله اليوم إلا إذا كنت تعرف ما تريد أن تصل إليه غداً. إن أي خطة تتعلق بتطويرك واستغلالك لوقتك بشكل جيد تعتمد كثيراً على وضوح أهدافك الحالية والمستقبلية.
تحديد الأهداف :
سجل كل أهدافك ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل وأخرى قصيرة الأجل، ومتخصصة "مهنية" وشخصية. ضع في اعتبارك ما إذا كانت أهدافك واقعية: حيث لا يمكنك أن تغير من مساهماتك الفعلية؛ فعليك أن تتعلم مهارات جديدة في أي وقت. فكر في أي المهارات ستكون بحاجة إليها لكي تحقق أهدافك. ربما كان عليك أن تحدث مهارات معينة لتظل في عملك، وهذا يعني تنوع أهدافك المهنية. وأخيراً ضع جدولاً زمنياً وقرر متى تريد الانتهاء من كل أهدافك.
التخطيط للأهداف المهنية:
لكي تتمكن من تحقيق أهدافك، ستجد أنه من المهم أن تضع خططاً طويلة الأجل وأخرى قصيرة الأجل خاصة بمسارك المهني بحيث تظل في ذهنك عندما تضع خطة يومية لاستخدامك لوقتك. ربما ستجد أنه من المفيد أن تسجل خبراتك، ومهاراتك، ومؤهلاتك، و ما يجب أن تؤديه لتحصل على مهارات إدارية مطلوبة. وخلال البحث عن مثل تلك المهارات والخبرات، ضع قائمة بكل المسارات المهنية المرتبطة بها.
تحليل الأهداف
حاول أن تقسم الخطط الطويلة الأجل إلى خطط أسبوعية ويومية.
أن الأهداف الشخصية والمهنية طويلة الأجل تكون ضرورية عند تحديد الأهداف العامة. لكن على المدى القصير، سنجد أن الهدف الشخصي مثل بداية تكوين أسرة قد يتصدر بشكل مؤقت الأهداف الطويلة الأجل مثل بداية نشاط تجاري.
الموازنة بين الأهداف :
(1) الأهداف المهنية القصيرة الأجل.
(2) الأهداف المهنية الطويلة الأجل.
(3) الأهداف الشخصية القصير الأجل.
(4) الأهداف الشخصية الطويلة الأجل.
المصدر: تدبير الوقت - الفصل الأول - د. صالح حسن الفضالة - الناشر: دار التوحيدي للنشر والتوزيع والإعلام - الرباط - المغرب – 2006.
الوقت مورد قيم ومهم لإنجاز أعمالنا وأداء مهماتنا، لذلك يجب استخدامه حسب أسس منتظمة. ولكي يتمكن كل منا من رفع كفاءة استغلاله للوقت، سواء أكان ذلك في مكان العمل أم في المنزل يستدعي الأمر أن نتعرف على العناصر التي ترتبط في عملية استغلال كل منا وقته في إنجاز أعماله وأداء مهامه دون تضييع لأي جزء منه. واتجاهات الناس معقدة ومتغيرة، وإذا كنا نريد أن تستغل أوقاتنا جيداً لننجز مهمة ما سواء في موقع العمل أو المنزل، فمن الضروري أن نتعرف على العادات والتوجهات الحالية التي تقيد استغلالنا لأوقاتنا. كذلك مواقفنا اتجاه الوقت واستخدامه تتغير بشكل مستمر، ويرجع عدد كبير من تلك التغيرات إلى التقدم التكنولوجي والالكتروني، ووسائل الاتصالات التي تؤثر على أعمالنا وتنقلاتنا، وإمكانياتنا، ووسائل تواصلنا بعضنا ببعض، وقدراتنا على انجاز وتحقيق أهدافنا. فمثلا استخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني له أثر في طريقة تبادل المعلومات بين المؤسسات, والأفراد بشكل كبير، حيث أصبحت تتم بشكل لحظي. كذلك أصبح السفر، خاصة بالنسبة للمسافات الطويلة، أسرع وأرخص وأكثر راحة من السابق, وإن تعدد الخيارات المتاحة قد جعلت من الممكن لنا أن نزيد من استغلال ساعات اليوم, وفي نفس الوقت زاد الضغط على الوقت المتاح لدينا. كل ذلك يدعم أهمية استغلال الوقت بشكل كفء ومنتج.
وإدراك الناس بالوقت ظاهرة عامة إلى درجة أن استغلال الوقت صار أمرا مهما على نطاق عالمي، سواء على مستوى المؤسسات أو الأفراد. كذلك زاد وعي الناس اليوم بقيمة الوقت وأهميته في نجاح مؤسساتنا. فالأهداف الواضحة والمحددة بدقة تحول دون تخطي الجدول الزمني المحدد لإنجاز العمل. وثقافة الشركة لها أثر مهم وكبير في كيفية استغلال العاملين فيها للوقت، مع ملاحظة أن العمل لساعات طويلة غالباً ما يقلل من الكفاءة والإنتاجية، كما إن طرق استخدام الوقت تتحول لعادات مضرة مع مرور الزمن، مما يستدعي الأمر أن نعيد التفكير في تلك العادات، وستكون النتيجة تحسن قدراتنا وسنجد مزيداً من الوقت لنركز على الجوانب المهمة من وظائفنا. لذلك أصبحت عملية تخطيط استخدام الوقت من الأساليب الإدارية الهامة في انجاز الأعمال في مختلف المشاريع.
فهم الوقت:
الوقت يمضي ويمرعلينا بلا توقف, ونحن في نفس الوقت نفترض بأن الأشياء تحدث حسب ما خطط لها، غير أن الواقع غالبا ما يكون بعيدا عن توقعاتنا، لا بسبب خطأ في الخطط ولكن بسبب الادارة السيئة للوقت. بعض الأشخاص منا يتسمون بإدارة وقت أعمالهم بمهارة عالية، بينما يفتقر البعض منا للتنظيم الجيد لوقتنا، مما نعرضون أعمالهم للفشل.
من مفاهيم الإدارة أن الأداء يرتبط ارتباطا مباشرا بالجهد"المدخلات" الذي يبذل في عملية النتائج, أي " الإنتاج" أو"المخرجات" بالإضافة إلى الأدوات والمواد المخصصة لتلك العملية. وهذه النتائج تتوقف على مدى قدرة الفرد على الاستخدام الأمثل للوقت. و على ذلك فإنه يجب على الشخص الذي يعمل حتى على أصغر جزء من العمل أن يوجه اهتماما مباشرا للتعرف على كيفية استخدام الوقت واهتمامه هذا يفرض عليه أن:
- يركز على كيفية استخدام الوقت.
- يتجنب العمل غير الضروري.
- يتجنب تكرار أو ازدواجية الجهد.
- توجيه الانتباه إلى إعطاء أولوية للعمل.
فالوقت أثمن مصادرنا والذي إن ضيع في غير مكانه فإنه يذهب إلى الأبد ولا يعود، وبالتالي فإنه يعتبر أحد القيود المفروضة على أعمالنا، وعلينا أن نشجع جميع الأفراد المعنيين بأن يستخدموا مبادئ الادارة الفعالة للوقت للحصول على الآستفادة القصوى من هذا المصدر.
إن أهم مشكلة لدى الأفراد، وإدارة الوقت هي الإقرار والقبول الفعلي بأن هناك مشكلة. وما أن يتم الاقرار بذلك على هذا النحو، فإنه يمكن أن تتوفر البدائل والخيارات لحل مشكلة ما، وتتاح الفرصة لزيادة الفعالية وتقليل التوتر، وبالتالي زيادة احتمال نجاح العمل.
وإذا قضيت قدرا كبيرا من وقتك في تنفيذ أعمالك بنفسك، فإنك ستكون سلبت وقتا ثمينا من الوقت المخصص لمراقية أعمالك، وإن كنت في نفس الوقت غير قادر على رفض طلبات زملائك في الأقسام الأخرى في مؤسستك من وقت إلى آخر، فإنك سرعان ما تثقل كاهلك بطلباتهم وبمشاكلهم.
ومن العوامل الشائعة التي تسلب الوقت ما يلي:
- ضعف الاتصالات.
- المسؤوليات غير الواضحة.
- الز يارات غير المنضبطة.
- نقص المعلومات.
- الإجتماعات الكثيرة.
- مراجعة الأعمال مرات عديدة.
- الآحاديث العرضية في المكتب.
- متابعة البيانات والمعلومات.
- حفظ الملفات والسجلات.
- تغيير الأولويات.
- تغييرات بلا تفسير.
- الأ زمات غير الضرورية.
- التسوبف.
- التضارب في العمل التنفيذي.
- الافراط في الانتباه إلى التفاصيل.
- المبالغة في الالتزام.
- الأهداف غير الواضحة.
- الافتقار إلى الدعم والمساندة.
- عدم توفر الأدوات اللازمة.
- التأكد من توفر المصادر.
- البيروقراطية.
- السياسة وصراعات السلطة.
- الحواجز والحدود المفروضة بين الوظائف، والأ قسام المختلفة.
- المشاكل الإدارية والمالية، ومشاكل التفويض.
بالطبع يمكنك أن تفكر بعوامل أخرى كثيرة كلها تؤثر عليك إلى حد ما، وكثير منها له تأثير خطير على فعاليتك. والنتيجة المترتبة على سلبيات الوقت هذه هي أنها تختزل يوم العمل بالنسبة لك وبالنسبة لأعضاء فريقك.
ولمعالجة سلبيات الوقت، عليك بمعالجة المشاكل الأساسية، وذلك باستخدام وقتك بفعالية من خلال:
- تعيين العمل بوضوح لأعضاء الفريق.
- قلل من العمل المسند لك في جدول المشروع.
- عدم قبول أعمال أكثر مما تستطيع أن تنجزه بالفعل.
- الاستشارة عند الحاجة ولكن اتخذ القرارات فورا واشرحها.
- اعداد قائمة أعمالك، والعمل على تحديثها كل يوم.
- وضع أولوياتك والالتزام بها بقدر الامكان.
- التركيز على الجوانب ذات الخطورة العالية فب أعمال المشروع النشطة حاليا.
- أداء المهام الصعبة أولا أو عندما تستطيع أن تركز عليها بفاعلية.
- مراقبة عمل المشروع من خلال مراجعة جداول الخطة يوم بيوم.
- تجنب الرغبة في التجول وراقب عملك بفاعلية عند الضرورة.
- توجبه تركيز أعضاء الفريق على أهداف المشروع.
استخدام الوقت:
عدد قليل منا فقط الذي سيعترف بضياع جزء كبير من عمله اليومي. إن تحليلك لاستخدام الوقت يمثل الطريقة الوحيدة التي ستمكنك من استغلاله على نحو جيد. عليك أن تفكر بعد ذلك في الوسائل التي تساعدك على توزيع عملك بطرق أكثر فعالية.
توزيع أنشطتك :
هناك دائماً مطالب كثيرة من السهل أن تستغرق وقتاً طويلاً في أعمال روتينية على حساب أوليات أخرى كالمهام الإنتاجية. كيف تقسم وقتك حالياً ؟ هل تحدد أولوياتك بحيث تؤدي المهام العاجلة والمهمة أولاً ؟ أم هل تركز على الانتهاء من المهام التي تستمتع بها أولاً ؟ هل تضايقك المكالمات الهاتفية، أم يوجد لديك نظام للتعامل معها؟ هل يضيع جزء كبير من وقتك؟
تكلفة الوقت :
إن حساب تكاليف وقتك يعد تمريناً اقتصادياً تماماً، حيث تدرك الجزء الذي تمضيه منه بكفاءة . استخدام الحسابات لتقدر تكلفة الساعة في العمل ثم تكلفة الدقيقة. ثم استخدم النتائج التي حصلت عليها لكي تحلل التكلفة النسبية للأنشطة المكونة ليوم عملك، مثلا أن ترتب لاجتماع بنفسك بدلاً من أن تطلب من مساعدك القيام بذلك. فمثلا لكي تحدد تكلفة كل دقيقة من وقتك أضرب راتبك السنوي × 1.5 ليشمل الزيادات، وأقسم الإجمالي على عدد ساعات العمل في السنة "عدد ساعات العمل في الأسبوع في عدد أسابيع العمل للسنة" واقسم المجموع على 60.
اعداد جدول زمني:
إن الحفاظ على جدول زمني بعدد الساعات التي تمضيها في أنشطة محددة أمر مهم لإدارة وقتك بكفاءة أكبر. قد تفاجأ بالوقت الذي تقضيه في الثرثرة، وبالوقت الذي تقضيه في العمل والتخطيط. فجدولك زمني يوفر لك نقطة بداية لتحدد المجالات التي ينبغي أن تتحسن. تعتمد المدة التي يتضمنها جدولك الزمني على طبيعة عملك. إذا كنت تعمل على أساس دورة العمل الشهرية، أجعل الجدول الزمني لشهرين. إذا كانت دورة عملك أسبوعية؛ فاجعل جدولك لمدة أسبوعين أو ثلاثة وسيكون جدولاً كافياً.
تحديد أوقات المهام:
أعمل جدولاً زمنياً مبسطاً عن طريق تقسيم اليوم إلى وحدات من 30 دقيقة وسجل بالضبط المهام التي ينبغي أن تؤديها. سوف يساعدك هذا على تحديد الوقت المفيد والمهام غير الضرورية.
الوقت يوم الاثنين الوقت يوم الاثنين
8.30 التدريب على العمل – النظر في الأوراق 1.30 استمرار الغذاء مع رئيس القسم،عدم التحدث في العمل
9.00 تصفح البريد، المحادثة مع الزملاء... 2.00 العودة للمكتب
9.30 إرسال بريد إلكتروني 2.30 تنظيم المكتب
10.00 اجتماعات الاثنين الاعتيادية 3.00 الاتصال لترتيب اجتماع يوم الأحد...
10.30 استمرار الاجتماع– الاتصال لتجهيز الغذاء 3.30 الاتصال بموظف البيع للتحدث عن المبيعات
11.00 بدء كتابة ما يتم تنفيذه... 4.00 مناقشة تطورات الاجتماعات...
11.30 قراءة مزيد من البريد الإلكتروني والرد عليه 4.30 كتابة تقارير التقدم...
12.00 الاتصال بالموردين لتأخير التوريد 5.00 مراجعة البريد الإلكتروني مرة أخرى
12.30 لتناول الغذاء ... 5.30 الحجز في مطعم للغذاء غداً
1.00 التحدث مع مدير الشئون الادارية بخصوص الترقيات المقترحة... 6.00 العودة للمنزل – النوم
مراجعة الجدول الزمني:
لكي تحلل جدولك الزمني، حدد الوحدات التي سجلتها من 30 دقيقة وضعها في فئات طبقاً لطبيعة كل مهمة، واحسب الوقت الذي ستمضيه في كل مهمة، مثل: الاجتماعات، وقراءة البريد الإلكتروني والرد عليه، ومساعدة الزملاء، أو القيام بالمكالمات الهاتفية،احسب الآن نسبة الوقت الذي تقضيه في كل مهمة. سوف يقدم لك ذلك صورة واضحة عن يوم عملك، وسيساعدك على توزيع وقتك بطريقة أكثر كفاءة.
حاول أن تنظر إلى الفئات التي حددت فيها المهام وقسمها إلى مجموعات: المهام الروتينية، والمشاريع المتطورة والمهام التي ستفوض من وظيفتك، واحسب الوقت الذي يمر عليك في كل مجموعة.
أسئلة تطرحها على نفسك:
- هل أؤدي عملاً يجب أن يؤديه شخص آخر؟
- هل توجد نماذج متكررة في جدولي الزمني ؟
- هل أنا متورط دائماً في المهام في الصباح ؟
- هل تستغرق الوظائف وقتاً أطول مما أتوقع ؟
- هل لدي وقت كافٍ للابتكار والتجديد ؟
تقدير الكفاءة:
ما مدى الاقتراب بين نموذج العمل الفعلي والمثالي. إذا وجدت أن تقضي وقتا كثيرا في مجموعة واحدة من المهام على حساب مهام أخرى، حدد كيف يمكن لك أن تعيد تنظيم جدولك اليومي بحيث توزع المهام بطريقة مثالية ومنظمة. مثلاً : إذا وجدت أنك تقضي وقتاً أكبر في مهام يمكن أن يؤديها أي شخص، فوض عملها إلى شخص آخر. وبالتالي ستتمكن من التركيز على المجالات والأنشطة التي لا تستغرق فيها الوقت الكافي.
مراجعة استغلالك للوقت:
على المدى القصير:مجرد أن تصل لتحليل استخدامك للوقت، فهناك عدة استراتيجيات للحفاظ على الوقت، يمكنك القيام بها فوراً:
• أعمل قائمة بالأشياء التي ستؤديها، وطورها عدة مرات في اليوم.
• أبحث في جدولك الزمني عن الوقت الضائع وفكر في طرق لعدم تضييع الوقت على هذا النحو.
على المدى الطويل :إذا اكتشفت أن لديك مشكلات على المدى الطويل، حاول أن تغير نماذج عملك بسرعة:
• حدد كل نماذج العمل التي لا ترضيك والعادات السيئة.
• بمجرد تحديد تلك المشكلات وأماكنها،حاول أن تعيد التفكير فيها، لتحسن من دخلك.
تحديدك لقدراتك:
إن مفتاح الإدارة الناجحة يكمن في توافر مهارات إدارة الوقت. حاول أن تحدد قدراتك الخاصة بإدارة الوقت تبعاً للخيارات التي تختارها. حاول أن تكون أميناً بقدر الإمكان إذا كانت إجابتك بـ "أبدا" اختر الإجابة 1، وإذا كانت إجابتك بـ "دائما" اختر رقم 4 وهكذا. أجمع نتائجك معاً وارجع إلى التحليل الذي يوضح لك نتيجتك. استخدم إجابتك للتعرف على المجالات التي ينبغي عليك أن تطورها.
الخيارات:
1- أبدأ .
2- أحيانا.
3- غالبا.
4- دائما.
التحليل:
بعد أن تنتهي من تحديد قدراتك، أجمع كل نتائجك وراجع آراءك عبر قراءة تقييمك.أياً ما يكون مستوى الإنجاز الذي حققته، فتأكد دائماً من وجود إمكانية للتطوير. حاول أن تتعرف على نقاط القوة والضعف عندك.
التخطيط للنجاح:
لا يمكنك أن تقرر ما يجب عليك عمله اليوم إلا إذا كنت تعرف ما تريد أن تصل إليه غداً. إن أي خطة تتعلق بتطويرك واستغلالك لوقتك بشكل جيد تعتمد كثيراً على وضوح أهدافك الحالية والمستقبلية.
تحديد الأهداف :
سجل كل أهدافك ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل وأخرى قصيرة الأجل، ومتخصصة "مهنية" وشخصية. ضع في اعتبارك ما إذا كانت أهدافك واقعية: حيث لا يمكنك أن تغير من مساهماتك الفعلية؛ فعليك أن تتعلم مهارات جديدة في أي وقت. فكر في أي المهارات ستكون بحاجة إليها لكي تحقق أهدافك. ربما كان عليك أن تحدث مهارات معينة لتظل في عملك، وهذا يعني تنوع أهدافك المهنية. وأخيراً ضع جدولاً زمنياً وقرر متى تريد الانتهاء من كل أهدافك.
التخطيط للأهداف المهنية:
لكي تتمكن من تحقيق أهدافك، ستجد أنه من المهم أن تضع خططاً طويلة الأجل وأخرى قصيرة الأجل خاصة بمسارك المهني بحيث تظل في ذهنك عندما تضع خطة يومية لاستخدامك لوقتك. ربما ستجد أنه من المفيد أن تسجل خبراتك، ومهاراتك، ومؤهلاتك، و ما يجب أن تؤديه لتحصل على مهارات إدارية مطلوبة. وخلال البحث عن مثل تلك المهارات والخبرات، ضع قائمة بكل المسارات المهنية المرتبطة بها.
تحليل الأهداف
حاول أن تقسم الخطط الطويلة الأجل إلى خطط أسبوعية ويومية.
أن الأهداف الشخصية والمهنية طويلة الأجل تكون ضرورية عند تحديد الأهداف العامة. لكن على المدى القصير، سنجد أن الهدف الشخصي مثل بداية تكوين أسرة قد يتصدر بشكل مؤقت الأهداف الطويلة الأجل مثل بداية نشاط تجاري.
الموازنة بين الأهداف :
(1) الأهداف المهنية القصيرة الأجل.
(2) الأهداف المهنية الطويلة الأجل.
(3) الأهداف الشخصية القصير الأجل.
(4) الأهداف الشخصية الطويلة الأجل.
المصدر: تدبير الوقت - الفصل الأول - د. صالح حسن الفضالة - الناشر: دار التوحيدي للنشر والتوزيع والإعلام - الرباط - المغرب – 2006.