كيفية كسب الوقــت
كيفية كسب الوقــت:
كسب الوقت عملية سهلة تتطلب التنظيم ليس إلا، وهناك عدة طرق عملية وناجعة لتأمين ذلك.
وضع القائمة :
يخطئ الكثيرون الظن، أن بإمكانهم القيام بأمور عدة في نفس الوقت، فهم إما أن يهملوا تأدية أعمالهم، أو يؤدونها بطريقة سيئة. الطريقة المُثلى لإنجاز واجباتك بانضباط هي وضع قائمة تدرج فيها ما عليك أن تفعله.
وضع قوائم بالأعمال المستوجبة. يساهم بنصف إنجازها، فهي تساعد على التنظيم، وتعكس أولوياتك وتفاصيل مهامك. إليك بعض الوسائل المساعدة في السيطرة على الوقت :
• أكتب لائحة بما تود القيام به اليوم، شرط ألا تتعدى الست نقاط "علماً أنك لن تتمكن من إنجاز أكثر من ستة أمور في يوم واحد" فإن بقي عمل مدرج على لائحتك أكثر من ثلاثة أيام، يكون إما قد سوي تلقائياً، أو لم يكن ضرورياً منذ البداية، أو بدأ يشكل كارثة لك.
• ضع قائمة بالأشياء التي ينبغي عليك إنجازها ضمن مدة محددة، ورتبها تدريجياً حسب الأولوية، فبهذه الطريقة تسيطر على الوقت بدل أن يسيطر عليك.
• أترك ملاحظة على مكتبك عندما تهم للقيام بأمر ما ، فقد تنسى سبب ذهابك وتضطر للعودة لتتذكر ما نسيته.
بالرغم من أن الذاكرة قد تخذلك في بعض الأحيان، يتردد الكثيرون في تدوين
التفاصيل الدقيقة.
إن ما دلت عليه الدراسات يؤكد أن الذاكرة قادرة على حفظ سبعة تفاصيل، فإن قوطعت أثناء حملك هذه المعلومات، قد تنسى معظمها، لذا دون ما تود فعله بهذه الطريقة:
- على ألا تنسى أمراً مهماً.
- ألا تقصد المكان مرتين أو تجري مكالمة هاتفية لإنجاز مهمة ما.
- أن تشطب ما أتممته فتشعر أنك أنجزت شيئاً.
معالجة الأعمال المدوّنة على أوراق "الوثائق"
قد يعكس المكتب، الحقيبة، الخزانة أو السيارة الغير مرتبة، عدم انتظامك وترتيبك الأعمال الورقية، فبدلاً من أن ترميها، عليك الاحتفاظ بها. لتتخلص من هذه المشكلة عليك معالجة كل وثيقة فوراً، فما أن تصلك واحدة منها تصرف بإحدى الطرق التالية:
• ضعها في ملف.
• أدرسها.
• أرسلها لغيرك.
• أحفظها في صندوق.
تشكل النقطة الأخيرة مشكلة للذين يترددون في رمي ورقة، فإن أردت أن تكون منظماً، عليك التخلص من الأوراق الغير مهمة. إن ترددت في رمي الأوراق التي لا لزوم لها، احفظها في صندوق خاص، فإن لم تحتج إليها بعد عدة شهور، أرمها، فلن تحتاج لها أبداً.
الاحتفاظ بالسجلات الشخصية:
لكل إنسان نظرة للأمور تختلف من شخص لآخر. فتدوين الملاحظات اليومية أمر مهم لتتأكد أنك على صواب.
• احتفظ بدفتر ملاحظات طوال الوقت، لتدون فيه كل شيء بدءاً مما تود تذكره حتى نتائج اجتماعاتك.
• أبق دفتراً وقلماً قرب هاتفك، فكثيراً ما نُضيع وقتنا نفتش عن قلم أو ورقة لتدوين ملاحظة هامة.
• لا تعتمد على حافظة الهاتف، فقد تخذلك إن أردت رقماً ما أثناء مكالمة أخرى. احتفظ بفهرس للأسماء، العناوين وأرقام الهاتف جاهزاً للاستعمال دائماً.
• سجل في مفكرتك ما تتلقى أو ترسل في البريد، والاتصالات الهاتفية، لتتذكر أنك قمت بها، أو أديتها في أوقاتها المحددة.
إذا كانت ذاكرتك قوية، فستجد الأشياء بسهولة، أما إذا كانت ضعيفة، فعليك تنظيمها. قليلون هم الذين يحتاجون إلى نظام مرجعي معقد، فقد يحتاجون إلى مدة أطول لترتيب المعلومات فيه واسترجاعها عند الحاجة. إن أردت وضع نظام لنفسك، تأكد من بساطة وسهولة استعماله.
إليك بعض أنواع الأنظمة المرجعية :
• الملفات المعرفة للمشاريع المهمة.
• صندوق للمهام اليومية الستة المسماة "مباشرة".
• ملفات فردية لمواضيع متعددة بالترتيب الأبجدي.
• محفظة للوثائق حسب الترتيب الزمني.
• مجموعة فهارس لسجلات الزبائن بالترتيب الأبجدي.
• مغلفات شهرية للاحتفاظ الإيصالات.
• ملف مميز للأمور المهمة جداً.
إذا عرفت المكان أو الملف الخاص بكل ورقة، ستتمكن من السيطرة على الوقت. فالأساليب السهلة تنظم الوقت أكثر من أي نظام زمني خاص أو من عرائض الجدران المدهشة في العالم.
إتباع الطرق المُختصرة
التأخر مشكلة شائعة، وقياس الوقت ضروري حين لا تسمح الفرصة باستعمال وقتك كما اعتدت، ومثالاً على ذلك:
• عندما تصلك رسالة دون عليها ملاحظة "ردت" على النسخة الأصلية، واحتفظ بصورة عنها، ثم أرسلها إلى المرسل دون أن تكتب له رسالة جديدة. بالرغم من عدم لياقة هذه الطريقة، فإنها تؤمن للمرسل رداً سريعاً بديلاً عن آخر متأخراً، أو لا شيء على الإطلاق.
• استعمل قصاصة ورق، أو بطاقة بريدية مخطوطة يدوياً، بدلاً من الرسائل المطبوعة.
• استعمل سلة المهملات الورقية، حتى إذا ما رميت ورقة عن غير قصد، تتمكن من إيجادها لاحقاً.
• حدد ثلاث دقائق للمخابرات الهاتفية مع الأشخاص ذوي الانفعال السريع.
• قد تعترضك أمور عدة تمنعك من الاستفادة من وقتك، لذا تأكد أن السبب الحقيقي في ذلك ليس سوء تنظيمك، بل عدم مراعاة الدقة والترتيب أحياناً. حاول أن تكون مرتباً فتجد كل ما تطلبه بسهولة من دون أن تضيع وقتك بالبحث في الأماكن الخاطئة. تصرف بسرعة مستعملاً الوسائل الطارئة لمعالجة الأمور، لتفادي ورطة أو أزمة يستغرق حلها وقتاً طويلاً. كلمة أخيرة نرددها، كونك منظماً يجعلك تسيطر على كل ما تريده.
أسئلة تطرحها على نفسك:
راجع طريقتك في تنظيم وقتك مُجيباً على الأسئلة التالية:
- هل أبقي الأمور معلقة في لائحة ما علي القيام به؟
- هل أنسى القيام بأمر ما لأني نسيت تدوينه؟
- أغالباً ما أُضيع المذكرات، الرسائل والوثائق المهمة؟
- هل أنسى المواعيد والنشاطات الروتينية اليومية؟
- هل يصعب علي إيجاد الأشياء ساعة احتاجها؟
- هل أحاول القيام بأشياء عدة في نفس الوقت دائماً؟
ستكون أفضل إذا:
* وضعت قائمة بما ينبغي عليك القيام به.
* عالجت أوراقك مرة واحدة فقط.
* استعملت سلة مهملات الأوراق بثقة.
* وجدت الأوراق المهمة بثوان بدل الدقائق.
* استعملت نظاماً مرجعياً عملياً يناسب احتياجاتك.
* احتفظت بسجلات للأحداث.
* تفاديت الفوضى والارتباك باستعمال الطرق المختصرة.
* شعرت بثقة لسيطرتك على كل شيء.
* لم تتأخر في إتمام عمل لوقت طويل.
المصدر: تدبير الوقت- 67-70- د. صالح حسن الفضالة - الناشر: دار التوحيدي للنشر والتوزيع والإعلام - الرباط - المغرب – 2005.
|
|
المفضلات